Mit Einführung der elektronischen Akte (eAkte) werden seit März 2017 im Jobcenter Rhein-Hunsrück die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister – Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren.
Alles auf dem Schirm – Datenschutz hat Vorrang
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost wie Briefe, Dokumente oder Belege gescannt und computerlesbar gespeichert werden. Diese Dokumente werden anschließend der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bearbeiten die Vorgänge direkt aus einem elektronischen Postkorb heraus, ohne dass eine Akte gezogen oder der Vorgang aufwendig beigefügt werden muss. Dem Datenschutz wird höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die mit der jeweiligen Fallbearbeitung betraut sind und für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Einreichung von Unterlagen – Kopie statt Original
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Übersenden Sie möglichst nur Kopien an das Jobcenter. Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Am besten also nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden. Kopien können im Jobcenter angefertigt werden.